Studentdemokratiet ved OsloMet er strukturert slik at man har studenter som jobber spesifikt opp mot ledelsen på sitt nivå. Klassetillitsvalgte jobber med klassens saker opp mot emneansvarlig og programansvarlig, Studentrådene jobber opp mot instituttledelsen (instituttleder, studieledere, etc.), Studentenes fakultetsråd jobber opp mot fakultetsledelsen (prodekan for utdanning, dekan, fakultetsdirektør). Studentparlamentet jobber opp mot universitetsledelsen (rektor, rektoratet og universitetsstyret).

For at systemet skal fungere er vi avhengig av at alle deler av studentdemokratiet gjør det som tilsier i sin rolle. For at OsloMet skal kunne utvikle seg, må noen si i fra og melde videre. Det er kjernen av tillitsvalgtsystemet.

For å utnytte studentdemokratiet best mulig er det en ting du må huske: «Alltid løs saken på lavest mulig nivå!»

Når saker ikke løses på et nivå, går man sammen med leddet over for å løse det der. Dette systemet er ikke regid og man kan som klassetillitsvalgt gå rett til Studentparlamentet om en sak kan gjelde hele universitetet. Eller hvis man trenger å bli dyttet i riktig retning. Studentparlamentet@oslomet.no

Samarbeidsavtalen mellom OsloMet og studentdemokratiet fastsetter rammer og prinsipper for samarbeid mellom OsloMet og de som representerer studentdemokratiet, og tydeliggjør hvordan institusjonen skal legge til rette for studentenes deltakelse, organisering og innflytelse. Avtalen er mellom OsloMet og Studentparlamentets arbeidsutvalg som representanter for studentdemokratiet.

Vedtekter er et sett med regler eller retningslinjer som regulerer hvordan Studentparlamentet skal fungere. Vedtektene gir en struktur for drift, beslutningstaking og ansvarsfordeling.

Vedtekter kan kun endres på SFR sitt allmøte eller ekstraordinære allmøte. Hvordan dette gjøres er fastsatt i SFR sine vedtekter.

Gjeldende vedtekter finner du i Teamsrommet til SFR lederforum.

Lederteamet skal sende ut en skriftlig møteinnkalling via e-post til alle representantene i sitt SFR (hvem som skal inviteres og når er definert i vedtektene). Kontaktinformasjonen til representantene i SFR skal til enhver tid ligge i SFR lederforum filarkivet.

Om ønskelig, kan lederteam sette nestleder i AU på kopi i e-posten. Det er ikke vanlig at AU deltar som observatør på hvert SFR-møte, men dersom det er ønskelig vil AU kunne komme og svare på eventuelle spørsmål.

Det er mest ryddig å bruke en standardinnkalling, slik at representantene ikke må sette seg inn i noe nytt hver gang. Under finner du en mal for innkalling som kan benyttes.

• Forslag til møteinnkalling

Huskeliste for møteinnkallelse

Det viktigste når det gjelder møteinnkallelser er at lederteamet blir enige om hvordan man ønsker å gjøre det i sitt SFR. Sjekk alltid hva som står om møteinnkalling i vedtektene.

Under står det generelle tips til hvordan møteinnkallelse kan gjøres på en ryddig mate:

• Innkallelsen må inneholde tid, rom og sted for møtet. Det vil si at du må være tidlig ute med å booke rom!
• Send ut innkallelser i Outlook i god tid! Folk har mye å gjøre.
• Send ut alt som er relevant for møtet samtidig, og prøv å samle alt i ett dokument.
• Ha et standardoppsett på innkallelsen. Bruk gjerne malen på denne siden.
• Gjør det til en møtekultur at alle gir beskjed om de kommer eller ikke. Bruk gjerne nettskjema.no for påmelding. Da kan dere lette holde orden på hvor mange som kommer om dere skal servere mat.
• Send ut påminnelse dagen før.

Sakslister bidrar til ryddige møter. En saksliste opplyser om hva man skal snakke om på et møte. Sakslisten er et godt hjelpemiddel underveis i møtet, og kan fungere som en huskeliste for faste saker og hvilke saker man skal diskutere. Sakslisten bør alltid bli lagt ved som vedlegg når du sender ut møteinnkallingen på e-post til SFR. Husk alltid å få med informasjon om saken skal skal diskuteres, også kalt sakspapir, ikke bare en overskrift. Under finner du et eksempel på hvordan en saksliste kan se ut.

Forslag til dagsorden

Sak 00/xx Konstituering

Sak 00/xx Orienteringer – hva vi gjort siden sist

Sak 01/xx Kaffeautomat

Sak 02/xx Møteplan for 2021

Sak 00/xx Eventuelt og Møtekritikk

Forklaringer:

• Alltid start møte med konstituering; valg av ordstyrer og referent, godkjenning av innkalling, saksliste og referatet fra sist møte. Dette er alltid sak 00/xx, hvor xx er årstallet (f.eks. 25)
• Sakene som det står Sak 00/21 foran er faste saker som skal alltid skal være med på hvert møte. Saker som ikke er faste skal numereres slik: 01/21, 02/21 osv. Det første nummeret er saksnummeret (hver år starter man på 01), og det andre tallet er årstallet. 21=2021. 01/21 betyr da «første sak i år 2021».
• «Konstituering» er en fancy måte å si at man skal bli enige om hvordan møtet skal foregå. Her pleier man å velge hvem som skal være ordstyreren, hvem som skal ta referat og om rådet godkjenner de sakspapirene om styret sendte til dem.

• Start alltid semesteret med å vedta en møteplan for studentrådet. Da kan dere planlegge langt frem i tid.
• Avslutt med eventuelt for å få innspill til saker og utfordirnger fra de tillitsvalgte.

Har studentrådet for din periode en Teams-chat? Dette kan være veldig praktisk å ha. Der kan lederteam minne de tillitsvalgte på møter som det er sendt ut innkallelse til. Alltid send innkalling på e-post før det legges ut i chatten. Det er ryddigst og profesjonelt.

Lurer du på noe om dette, eller var noe uklart? Send spørsmål til studentparlamentet@oslomet.no

Når du leder et møte er det viktig å være godt orientert om sakene som skal tas opp. En god møteleder legger opp til gode dialoger. Det er ikke bare leder som skal snakke. Prøv å skap diskusjon SFR-medlemmene seg imellom. I tillegg til dette er det også hensiktsmessig å ha en løpende kommunikasjon med for eksempel nestleder av Studentparlamentet, og kunnskap om de forskjellige nivåene i studentdemokratiet. Grunnen til dette er at du kan støte på flere problemstillinger/spørsmål under møter, og det er viktig som leder (dersom du ikke kan svare selv) og da kunne si at du kan ta det videre til rett instans.

Husk også at det er lov å være usikker på hva som er riktig svar, du skal ikke kunne alt, men kanskje du kan finne ut av det til neste møte.

Hva er god møtekultur? Se filmen av Henning Bang i samtale med Vibeke Horn om produktive møter og møtestruktur her.

Hovedfunksjon til et referat er å oppsummere hva som skjedde på selve møtet. Det er ikke nødvendig at all argumentasjon i enkeltsaker skal være med i referatet, men at man får med seg helheten.

Når man skriver et referat er det smart å ta utgangspunkt i innkallingen. Der står det hvilke saker man skal behandle på møtet, og da er halve jobben gjort. Bruk inkallingen og fyll ut med rød skrift det som blir diskutert og vedtatt på møtet. I tillegg burde et referat inneholde:

• Navn på deltakere
• Dato og sted
• Valg av ordstyrer og referent
• Godkjenning av innkalling, saksliste, og referat fra forrige møte
• Hvilke saker som ble tatt opp
• Hvilke hovedargumenter kom frem
• Hvilke vedtak ble tatt/hva dere bestemte

Protokoll

Hva er egentlig en protokoll og hvilken funksjon har den? Og hva er forskjellen på protokoll og referat?

Forskjellen er hovedsakelig at protokollen skal signeres og at den kun inneholder vedtakene. Et referat har gjerne med hovedargumenter i diskusoner, mens protokollen kun har med forslag og utfall av vedtak. Grunnen til det er for å få på plass det formelle når man velger et nytt styre eller oppnevner personer til ulike råd og utvalg. Protokoll brukes altså gjerne ved valgmøter, årsmøter eller generalforsmaling, avhengig av hva periodens siste møte heter.

Skriv protokollen på samme måte som du ville ha skrevet referatet. På bunnen av dokumentet legger du inn to signeringsfelt som skal signeres av protokollunderskriverne. Det er viktig å huske på at i sakslisten må det legges til at det skal velges to protokollunderskrivere under konstituering. Alle sider skal signeres.

Lederteam kan kjøpe møtemat til SFR-møter og allmøter. Hvordan dette fungerer skal dere få informasjon om av deres kontaktpersoner ved fakultetet. Enten kan dere legge ut for maten og få pengene refundert, eller dere kan få hjelp fra fakultetet til å bestille mat via OsloMet sine rammeavtaler.

Det anbefales å legge inn spørsmål om møtemat i påmeldingsskjema til møte. Eksempelvis.:

• Har du matpreferanser? (Vegetar, vegansk, halal, allergier, annet)
• Skal du spise mat på møtet? (Ja/nei)

Det er SFR lederteam som sender ut innkalling til SFR allmøte på vårsemesteret innen utgangen av mai og ekstraordinært allmøte på høstsemesteret innen utgangen av august. Innkalling og sakspapirer sendes ut til alle semesterregistrerte studenter ved fakultetet via e-post. Dersom SFR lederteam har utfordringer med å sende ut e-poster til store studentgrupper, kan dere sende e-post med innkalling og vedlegg til noen i AU eller noen i fakultetsledelsen, slik at de kan sende ut for dere.

Det er tradisjon for å ha med en person fra AU på allmøte/ekstraordinært allmøte for å bistå SFR lederteam.

NB! Husk å lage et nettskjema (nettskjema.no) for å ha oversikt over hvor mange som kommer på møtet og hvor mange som skal ha mat.

På allmøte og ekstraordinært allmøte gjennomføres det valg til mange ulike verv. Derfor er god møteledelse spesielt viktig på disse møtene. Dere vil trenge personer i flere ulike roller:

• Ordstyrer og bisitter. Deres rolle er å styre talerlisten. Dette er enkelt ved få fremmøtte på møtet, men ved mange oppmøtte (30+) kan det være lurt å ha en bisitter som styrer ordet via nettsiden «Ro i salen». Dette kan AU hjelpe med.
• Referent. Deres rolle er å skrive protokoll fra allmøte/ekstraordinært allmøte. Det er viktig at alle valgresultatene noteres og de at de valgte kandidatene skreves ned med fullt navn og student-e-post.
• Tellekorps. Det anbefales å invitere to personer til å være tellekorps under valg. Disse vil da gå ut av rommet med stemmesedler for å telle stemmene. Deretter vil de komme inn og annonsere resultatet for forsamlingen.

SFR lederteam kan ha noen av disse rollene, men det vil også være behov for å invitere noen til ulike roller – spesielt hvis det er mange påmeldte.

Hva er egentlig en protokoll og hvilken funksjon har den? Og hva er forskjellen på protokoll og referat?

Forskjellen er hovedsakelig at protokollen skal signeres og at den kun inneholder vedtakene. Et referat har gjerne med hovedargumenter i diskusoner, mens protokollen kun har med forslag og utfall av vedtak. Grunnen til det er for å få på plass det formelle når man velger et nytt styre eller oppnevner personer til ulike råd og utvalg. Protokoll brukes altså gjerne ved valgmøter, årsmøter eller generalforsmaling, avhengig av hva periodens siste møte heter.

Skriv protokollen på samme måte som du ville ha skrevet referatet. På bunnen av dokumentet legger du inn to signeringsfelt som skal signeres av protokollunderskriverne. Det er viktig å huske på at i sakslisten må det legges til at det skal velges to protokollunderskrivere under konstituering. Alle sider skal signeres.

Lederteam kan kjøpe møtemat til allmøter og ekstraordinære allmøter. Hvordan dette fungerer skal dere få informasjon om av deres kontaktpersoner ved fakultetet. Enten kan dere legge ut for maten og få pengene refundert, eller dere kan få hjelp fra fakultetet til å bestille mat via OsloMet sine rammeavtaler.

Det anbefales å legge inn spørsmål om møtemat i påmeldingsskjema til møte. Eksempelvis.:

• Har du matpreferanser? (Vegetar, vegansk, halal, allergier, annet)
• Skal du spise mat på møtet? (Ja/nei)